This message is sent on behalf of Fabrice Labeau, Deputy Provost (Student Life and Learning), on behalf of the Emergency Operations Centre.Ěý
La version française suivra
Dear members of the UUÖ±˛Ą community,Ěý
We are coming to the end of a long year, marked by constantly changing circumstances, an overload of information and separation from our friends and family. This year it will be more important than ever to take advantage of the holiday break, by putting work and study on pause as much as possible.Ěý And remember – there is light at the end of the tunnel. Vaccination programs are already underway, so we just need to prepare ourselves for the final stretch.Ěý
In this email:
- New government measures from December 17 to January 10
- Status of the University over the Holiday season (closures, cleaning, ventilation)
- Support for students and staff over the holidays
New government measures from December 17 to January 10
On Tuesday, December 15, the Government of Quebec announcedĚý, inclusive. While the press is calling the new government measures a “lockdown,” it is important to remember that the government’s restrictions are different than they were at the start of the pandemic. The additional measures announced as part of this “holiday pause” are meant to target sectors of high transmission and restrict high-risk, non-essential activities.Ěý
Here’s what the new restrictions mean for UUÖ±˛Ą:Ěý
- As has been the case since October, only in-person teaching that is essential (i.e., not able to be done remotely) can continue under red zone restrictions. The holiday measures announced on Tuesday do not change anything, so necessary in-person academic activities (Tier 1) can continue as scheduled before December 24 and in the first week of the Winter semester.Ěý
- Since October, the University has asked anyone who is able to perform their duties from home to do so. If you must come into campus to do your work, continue to do so.Ěý
- Primary and secondary schools are closed from December 17 to January 10. Employees with young children may have some difficulty managing their work during this period.ĚýSupervisors should provide staff in these circumstances with flexibility in working hours, where possible, to allow for childcare. We ask you to be supportive and to carefully review and consider your employee(s) requests. Be open to solutions that you may not have previously experienced and consult with your HR Advisor if need be.
Status of the University over the Holiday season (December 24-January 3)
- The University is closed from December 24 to January 3, inclusive. As a reminder,Ěýthe University will open on January 4, but Winter classes will begin on Thursday, January 7, for all Faculties except the Faculty of Medicine and Health Sciences and the Faculty of Dentistry, which will start on January 4. For more information, you can read the Provost’s messageĚýhere.
- Cleaning services and ventilation schedules will be reduced in many UUÖ±˛Ą buildings from December 24 to January 3, based on consultation with faculties and units.ĚýĚýSee full details.Ěý
- For more information on the services available during the break and important reminders on how to keep our buildings and our community safe, see theĚýHoliday BulletinĚýfrom Facilities Management and Ancillary Services.
Support over the holidays
I know that over the coming weeks, many members of our community will be missing family, friends, and holiday traditions that might not be possible this year. I hope that everyone can find safe ways to connect with their loved ones, but remember that if you are struggling, there are resources and supports available to you over the holiday period.
- For students:ĚýStudent Services has put together a list ofĚýdedicated supports for students over the holiday season, which includesĚý, a 24/7/365 mental health counselling service available to all UUÖ±˛Ą students.
- For staff:ĚýOrganizational Development and My Healthy Workplace have put together aĚýCare CalendarĚýfor over the holidays and beyond, which features club discussions, training modules, relaxation capsules, and more. Staff also have access to theĚýEmployee and Family Assistance Program, which is available 24/7/365.
Wishing you all a safe and restful holiday season,
Fabrice Labeau
Deputy Provost, Student Life and Learning
-------
Le présent message est envoyé au nom de Fabrice Labeau, premier vice-principal exécutif adjoint (études et vie étudiante), au nom du Centre des opérations d’urgence.
Chers membres de la communauté mcgilloise,
Il est venu le temps de clore le chapitre de cette longue année marquée par une situation mouvante, un trop‑plein d’information et la séparation d’avec nos proches. Cette année, plus que jamais, il est important que nous profitions du congé des fêtes et que nous mettions de côté travail et études autant que faire se peut. Gardez espoir, car la campagne de vaccination qui vient de débuter nous permet d’entrevoir la fin de ce périple. Nous sommes dans la dernière ligne droite; courage!
Sujets abordés dans ce courriel :
- Nouvelles mesures gouvernementales pour la période du 17 décembre au 10 janvier
- Fonctionnement de l’Université pendant la période des fêtes (fermeture, nettoyage et ventilation)
- Services de soutien offerts aux étudiants et aux membres du personnel durant le congé des fêtes
Nouvelles mesures gouvernementales pour la période du 17 décembre au 10 janvier
Le mardi 15 décembre, le gouvernement du Québec a annoncé la mise en œuvre de inclusivement. Attention : bien que la presse qualifie les nouvelles mesures de « confinement », il est important de noter que ces restrictions diffèrent de celles qui avaient été imposées au début de la pandémie. Les mesures supplémentaires qui seront appliquées dans le cadre de ce cette « pause des Fêtes » ciblent les secteurs à forte transmission et à visent à restreindre les activités non essentielles présentant un risque élevé.
Voici comment se traduisent les nouvelles restrictions Ă l’UniversitĂ© UUÖ±˛Ą :
- Les règles que nous suivons depuis le mois d’octobre demeurent inchangées : seules les activités d’enseignement en présentiel considérées comme essentielles (soit celles qui ne peuvent être réalisées à distance) peuvent se poursuivre, le tout, dans le respect des restrictions imposées en zone rouge. Les consignes pour le temps des fêtes annoncées mardi ne changent rien à ce que nous avions prévu : les activités universitaires qui doivent se dérouler en présentiel (niveau 1) pourront avoir lieu, comme prévu, avant le 24 décembre et durant la première semaine de la session d’hiver.
- Depuis le mois d’octobre, l’Université demande aux personnes dont les tâches peuvent être réalisées à distance de travailler de chez eux. Si votre travail ne peut être réalisé à distance, continuez de venir sur le campus.
- Les écoles primaires et secondaires seront fermées du 17 décembre au 10 janvier. Au cours de cette période, les employés ayant de jeunes enfants pourraient avoir des difficultés à accomplir leur travail. Dans la mesure du possible, les supérieurs doivent faire preuve de souplesse en leur permettant d’adopter un horaire de travail adapté à la situation. Nous comptons sur vous pour épauler vos employés et pour étudier leurs demandes au cas par cas, en étant disposés à recourir à des solutions inédites. Au besoin, n’hésitez pas à consulter votre conseiller en ressources humaines.
Fonctionnement de l’Université durant la période des fêtes (du 24 décembre au 3 janvier)
- L’Université sera fermée du 24 décembre au 3 janvier inclusivement. Je vous rappelle que l’Université rouvrira ses portes le 4 janvier, mais que les cours de la session d’hiver ne reprendront que le jeudi 7 janvier dans l’ensemble des facultés, à l’exception de la Faculté de médecine et des sciences de la santé et de la Faculté de médecine dentaire, où ils débuteront le 4 janvier. Pour obtenir de plus amples renseignements, consultez le message du vice-principal exécutif.
- Après consultation des facultés et des unités, l’Université a pris la décision de réduire les services de nettoyage et les horaires de ventilation dans un certain nombre de bâtiments de l’Université du 24 décembre au 3 janvier. Renseignements détaillés
- L’unité Gestion des installations et services auxiliaires a publié dans son Bulletin des fêtes une liste des services offerts durant les vacances de même que des rappels importants pour veiller au maintien de la sécurité de nos immeubles et de notre communauté. Consulter le Bulletin des fêtes (disponible en anglais seulement).
Services de soutien offerts durant le congé des fêtes
Je suis conscient qu’au cours des prochaines semaines, de nombreux membres de notre communauté s’ennuieront de leur famille, de leurs amis et des traditions de Noël qu’ils ne pourront probablement pas perpétuer cette année. J’espère de tout cœur que vous trouverez un moyen sécuritaire de partager ces moments avec vos proches. Toutefois, sachez que si vous êtes en situation de détresse, un certain nombre de ressources et de services de soutien demeurent accessibles durant le congé des fêtes pour vous aider à surmonter cette passe difficile.
- Services aux Ă©tudiants : l’équipe des Services aux Ă©tudiants a dressĂ© une liste des services offerts aux Ă©tudiants durant la pĂ©riode des fĂŞtes, notamment , un service de soutien en santĂ© mentale auquel tous les Ă©tudiants de UUÖ±˛Ą ont accès en tout temps.
- Services aux employés : l’équipe du Service du développement organisationnel et de Mon milieu de travail a élaboré un calendrier des activités de bien-être offertes durant la période des fêtes et après, comprenant entre autres, des discussions de groupe, des modules de formation et des capsules de relaxation. Les membres du personnel peuvent également faire appel au Programme d’aide aux employés et à la famille, accessible 24 h/24, 7 j/7, et ce, toute l’année.
Je vous souhaite de passer un heureux temps des fêtes en sécurité.
Fabrice Labeau
Premier vice-principal exécutif adjoint (études et vie étudiante)
Ěý
