This message is sent on behalf of Fabrice Labeau, Deputy Provost (Student Life and Learning) on behalf of the Emergency Operations Centre.    Ěý
La version française suit. â¶ÄŻĚý
Dear members of the UUÖ±˛Ą community,Ěý
Today we wanted to focus on accommodationsĚýfor people with COVID (or COVID symptoms), orĚýforĚýpeopleĚýmoreĚývulnerable toĚýdeveloping severe disease after catching COVID.ĚýIn this email:Ěý
- AccommodationsĚýrelated to COVIDĚý
- Fourth doses for immunocompromised people and other groupsĚý
- Options for instructors in transitioning back to in-person teachingĚýĚý
Ěý
1. AccommodationsĚýrelated to COVID
COVID accommodations, which have been in place since the start of the pandemic, are a vital part of a safe return to campus.ĚýAccommodations are driven by the context: theĚýlearningĚýor workĚýenvironmentĚýdeterminesĚýtheĚýpossibilities.ĚýFor many disciplines, recording of lectures is extremely helpful to students. However,ĚýpressingĚý“record”Ěýis notĚýpossibleĚýin many circumstances such asĚýclinical learning, music performanceĚýorĚýcertain farm technology classes, for example.ĚýFor employees, accommodationsĚýare also highly dependent on theĚýnature of the work. For example, accommodating aĚýgroundskeeperĚýmay beĚýdifferent thanĚýmaking arrangements forĚýan office worker.ĚýĚýĚý
Our goals:Ěý
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Ensure that members of the UUÖ±˛Ą community who are sick with COVID-19 orĚýhaveĚýCOVID-19 symptoms have short-term accommodations,Ěýso that they do not feel pressured to come to campus.ĚýĚý
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Find solutionsĚýthat are reasonable and feasibleĚýwithin the context of the learning environment,ĚýandĚýthatĚýalsoĚýdo not compromise academic standards, in orderĚýtoĚýprovideĚýlonger-term accommodationsĚýforĚýstudentsĚýwith disabilities*Ěýfacing long-term challenges related to COVIDĚý
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Provide reasonableĚýand feasibleĚýaccommodationsĚýforĚýstaffĚýmembersĚýwithĚýdisabilities*Ěýfacing long-term challengesĚýrelated to COVID.ĚýĚýĚý
*Please note that students/staff with disabilities includes people who are immunocompromised and have certain chronic conditions.ĚýĚý
Accommodations for studentsĚý
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If you need short-term or long-term accommodations related to COVID, please fill out the form in the Personal menu of Minerva.ĚýĚý
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For short-term accommodations due to COVID symptoms or a positive test, noĚýsupportingĚýdocumentation is required.ĚýIfĚýshort-termĚýaccommodationsĚýcannot beĚýarranged after discussion with the instructor,Ěýplease reachĚýout to your Faculty Student Affairs Office or the Office of the Dean of StudentsĚýto assess the impact on your learning programĚýandĚýto determineĚýifĚýappropriateĚýmeasures may be implemented.ĚýĚý
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Long-term accommodation requests are similarly initiated through the online form, and the Office of the Dean of Students and the Office of Students with Disabilities willĚýexplore what reasonable measures may be put in place.ĚýPlease note that medical documentationĚýisĚýlikelyĚýrequiredĚýfor long-term accommodations.Ěý
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We had a few process issues this week with long-term accommodations. Our apologies for any frustration this may haveĚýcausedĚýstudents with vulnerabilities.ĚýPlease fill out the form in Minerva and we will get back to you as quickly as possible.ĚýĚý
AccommodationsĚýinformationĚýfor instructorsĚý
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ProvidingĚýaccommodations for students:Ěý
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Faculties and instructors must striveĚýto provide academic accommodationsĚýtoĚýstudents that are compassionate, reasonable and feasible, without compromising academic standards.ĚýĚý
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Find out more aboutĚýways you canĚýprovide accommodationsĚýandĚýexpectations around course delivery.Ěý
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If you are sick and cannot come to the University to teach in the short-term, pleaseĚýfollow theseĚýguidelines.ĚýFor longer-term accommodations, pleaseĚýcontact Disability ManagementĚýin Human ResourcesĚýat disability.hr [at] mcgill.ca. You may also reach out to your Chair or Director as appropriate.ĚýĚýĚý
Accommodations for staffĚýĚý
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If you are sick with COVID symptoms or have tested positive, please fill out the form in the Personal menu of Minerva. No documentation isĚýnormallyĚýrequired.Ěý
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For longer-term accommodations, pleaseĚýcontact Disability Management in Human ResourcesĚýat disability.hr [at] mcgill.ca.Ěý
WeĚýknowĚýstudents would likeĚýconsistent recording of lectures to make accommodations easier, whether through the lecture recording system that exists in classrooms, orĚýperhaps throughĚýonline synchronous participation.ĚýThere is support for instructors who require assistanceĚýfor that purpose, and instructorsĚýcanĚýreach out to their Associate DeanĚýfor help, or to Teaching and Learning Services, whether through aĚýconsultationĚýor attending aĚýdrop-in session.ĚýWe strongly encourage instructors to recordĚýtheir lectures whenever possible.ĚýĚýĚý
2. Fourth doses for immunocompromised people and other groupsĚý
Immunocompromised people, who often have poorer immune responses to vaccines, nowĚýhaveĚýadditionalĚýprotection available to them, as they are among the groups who can now getĚýa fourth doseĚýof vaccine. TheseĚýgroupsĚýinclude:ĚýĚý
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People who are immunocompromised,ĚýĚý
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People receiving dialysis treatment orĚýĚý
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People who received two doses of AstraZeneca or Covishield AND one dose of an mRNA vaccine (Moderna or Pfizer)Ěý
To book your fourth dose, please visitĚý. Under “Select a service,” choose “COVID Vaccine – Additional dose.” Three months must have passed since your third dose before you can receive your fourth.ĚýĚý
3.ĚýOptions for instructors in transitioning back to in-person teaching
In the fall, Senate approved a motion allowing instructorsĚýtoĚýteach up to 20% of their course remotely without authorization from their Chair or Director.ĚýFaculties set the precise proportion depending on their needs, so the threshold therefore varies across the university.ĚýInĚýmostĚýFaculties, instructorsĚýcanĚýtake advantage of this remote option to help transition back to in-person learning.ĚýĚý
We know that we have been putting out a lot of informationĚýlately and appreciate your continued engagement in our return to in-person learning.ĚýĚý
This weekend is great time to get your third vaccineĚýdose,ĚýsoĚýpleaseĚý.ĚýĚý
Sincerely,  Ěý
Fabrice Labeau  Ěý
Deputy Provost (Student Life and Learning) Ěý
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Chers membres de la communauté mcgilloise,
Nous souhaitons vous parler aujourd’hui des accommodements offerts aux personnes qui sont atteintes de la COVID, ont des symptômes évocateurs de cette maladie ou risquent de voir leurs symptômes s’aggraver si elles attrapent la COVID. Le présent courriel porte sur les sujets suivants :
- Accommodements pour cause de COVID
- Accès à la quatrième dose pour les personnes immunodéprimées et d’autres groupes
- Transition vers le présentiel : options offertes au personnel enseignant
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1. Accommodements pour cause de COVID
Offerts depuis le début de la pandémie, les accommodements sont essentiels au retour sécuritaire sur le campus. Les arrangements possibles sont fonction du contexte, à savoir du milieu d’apprentissage ou de travail. Si l’enregistrement des cours est fort utile pour les étudiants dans de nombreuses disciplines, c’est une solution impraticable dans d’autres : apprentissage clinique, prestation musicale, techniques agricoles, etc. Pour les employés, la nature du travail est déterminante. Ainsi, les besoins de l’employé de bureau sont différents de ceux du préposé à l’entretien des terrains.
Nos objectifs sont les suivants :
- Offrir des accommodements à court terme aux membres de la communauté mcgilloise atteints de la COVID ou présentant des symptômes de cette infection afin qu’ils ne se sentent pas obligés de venir sur le campus.
- Trouver des solutions raisonnables et praticables, qui ne nuisent en rien à la qualité de l’apprentissage, afin d’offrir des accommodements de longue durée aux étudiants en situation de handicap* pour qui la COVID pose des difficultés à long terme.
- Offrir des accommodements raisonnables et praticables aux employés en situation de handicap* pour qui la COVID pose des difficultés à long terme.
* Personnes immunodéprimées ou atteintes de certaines maladies chroniques
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Accommodements : information à l’intention des étudiants
- Pour demander des accommodements à court ou à long terme en raison de la COVID, veuillez remplir le formulaire que vous trouverez dans le menu « Renseignements personnels » de Minerva.
- Si vous demandez des accommodements à court terme en raison de symptômes de COVID ou d’un résultat positif, vous n’avez pas à fournir de pièce justificative. Si vous n’arrivez pas à vous entendre avec l’enseignant, adressez-vous au Bureau des affaires étudiantes de votre faculté ou au Bureau du doyen à la vie étudiante : après avoir évalué les répercussions sur votre programme, ces équipes verront s’il y a des solutions envisageables.
- Les demandes d’accommodement à long terme doivent, elles aussi, être soumises au moyen du formulaire en ligne. Le Bureau du doyen à la vie étudiante et le Bureau de soutien aux étudiants en situation de handicap détermineront quelles mesures peuvent raisonnablement être envisagées. En pareil cas, une attestation médicale pourrait être exigée.
- Le traitement des demandes d’accommodement à long terme a connu quelques ratés cette semaine. Nous nous excusons des désagréments que la situation a pu causer à des étudiants en situation de vulnérabilité. Veuillez remplir le formulaire dans Minerva, et nous communiquerons avec vous le plus rapidement possible.
- Pour en savoir davantage sur les accommodements offerts aux Ă©tudiants, cliquez ici.
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Accommodements : information à l’intention des enseignants
Les accommodements offerts aux étudiants sont régis par les principes ci-après.
- Les facultés et les enseignants doivent se montrer compatissants en s’efforçant d’offrir aux étudiants des accommodements raisonnables et praticables, qui ne nuisent pas à la qualité de l’apprentissage.
- Le personnel enseignant doit s’informer sur les types d’accommodement possibles et les prestations d’enseignement attendues.
- Si vous êtes malade et ne pouvez donc pas venir enseigner à l’Université pour l’instant, suivez ces consignes. Si vous avez besoin d’accommodements à long terme, adressez-vous à l’unité Gestion de l’invalidité des Ressources humaines, à l’adresse disability.hr [at] mcgill.ca, et communiquez également avec votre directeur s’il y a lieu.
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Accommodements : information à l’intention du personnel
- Si vous avez des symptômes de COVID ou avez obtenu un résultat positif, veuillez remplir le formulaire que vous trouverez dans le menu « Renseignements personnels » de Minerva. En règle générale, aucune pièce justificative n’est requise.
- Si vous avez besoin d’accommodements à long terme, adressez-vous à l’unité Gestion de l’invalidité des Ressources humaines, à disability.hr [at] mcgill.ca.
Pour simplifier la logistique des accommodements, les étudiants aimeraient avoir systématiquement accès à des cours enregistrés au moyen du système installé dans les classes, ou encore à la participation synchrone en ligne. Nous en sommes conscients, et c’est pourquoi nous offrons du soutien aux enseignants. Pour obtenir de l’aide, ils peuvent s’adresser à leur vice-doyen ou aux Services de soutien pédagogique en faisant une demande de consultation ou en assistant à l’une de nos séances d’information. Nous encourageons fortement les enseignants à enregistrer leurs cours dans toute la mesure du possible.
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2. Accès à la quatrième dose pour les personnes immunodéprimées et d’autres groupes
Les personnes immunodéprimées, dont le système immunitaire réagit souvent moins bien à la vaccination, peuvent maintenant aller chercher une quatrième dose de vaccin afin d’être mieux protégées. Cette quatrième dose est offerte aux groupes suivants :
- personnes immunodéprimées;
- personnes recevant des traitements de dialyse; et
- personnes ayant reçu deux doses du vaccin AstraZeneca ou Covishield ET une dose d’un vaccin à ARN messager (Moderna ou Pfizer).
Vous pouvez prendre rendez-vous pour cette quatrième dose sur le . Sous « Sélectionnez un service », choisissez « Vaccin COVID – Dose additionnelle ». Le délai minimal entre l’administration de la troisième et de la quatrième dose est de trois mois.
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3. Transition vers le présentiel : options offertes au personnel enseignant
À l’automne, le Sénat a approuvé une motion autorisant les enseignants à donner 20 % de leurs cours à distance sans devoir en référer à leur directeur. Comme il appartient aux facultés de fixer précisément ce pourcentage en fonction de leurs besoins, ce dernier varie selon le secteur de l’Université. La plupart des facultés permettent à leur personnel enseignant de se prévaloir de l’enseignement à distance pour faciliter le retour au présentiel.
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Nous sommes conscients que nous vous avons transmis beaucoup d’information ces derniers jours et vous remercions de votre collaboration aux préparatifs du retour sur le campus.
Pourquoi ne pas profiter du week-end pour aller chercher votre troisième dose? !
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Cordiales salutations,  
Fabrice Labeau  
Premier vice-principal exécutif adjoint (Études et vie étudiante)
