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2024 FAQ RTF

Phase 2 – Aperçu

1. Q: En quoi le NOUVEAU PROGRAMME DE RÉGIME DE TRAVAIL FLEXIBLE diffère-t-il de la phase I?Ìý

• Le nouveau programme offre des options plus vastes pour répondre à divers besoins opérationnels des unités et facultés.
• Les options hybrides peuvent comprendre soit un horaire de travail FLEXIBLE ou FIXE, conformément aux besoins opérationnels, et les ratios de télétravail peuvent atteindre jusqu’à 60 % dans certains cas spécifiques.
• Les membres du personnel dont les régimes comportent un ratio de télétravail de 50 % ou de 60 % renoncent de disposer d’un espace de travail à leur usage exclusif et font partie d’une initiative reconnue et plus vaste d’économie d’espace. L’approbation se fait au niveau de l’unité ou de la faculté et s’appuie sur un plan reconnu. Certains employé(s) dont le régime comporte un ratio de télétravail moindre peuvent cependant eux aussi faire parties d’initiatives de partage de l’espace et auront ainsi renoncé à disposer d’un espace de travail à leur usage exclusif.
• Le suivi des RTF sera désormais effectué dans Workday. Bien que les RTF doivent être saisis dans Workday, certains détails seront gérés localement.
• Davantage de décisions locales seront prises au sein des unités et des facultés en fonction de leurs priorités, conformément aux paramètres définis dans les nouveaux documents énonçant le Cadre, les Principes directeurs et les Responsabilités en matière de saines pratiques de travail hybride.
• Le personnel est prié de consulter le formulaire de santé et sécurité et de reconnaître l’avoir lu. Toutefois, il n’est plus nécessaire de soumettre un formulaire dûment rempli.
• La plupart des fondements du RTF demeurent les mêmes qu’à la phase 1. Il est toujours fortement recommandé que la demande soit soumise par le ou la membre du personnel après mûre réflexion et discussion avec son ou sa gestionnaire, et que ce dernier tienne compte de l’aptitude de l’employé ou employée, de la nature du travail, des besoins des principaux intervenants, des besoins opérationnels du département, de la faculté ou de l’unité, des préoccupations en matière d’espace, etc.

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2. Q: Ce RTF est-il permanent?

• Ce nouveau programme de régime de travail flexible demeure provisoire. L’Université reconnaît que les besoins continueront d’évoluer dans le monde du travail et UUÖ±²¥, comme les autres employeurs, continuera d’apprendre et de s’adapter. Comme par le passé, le nouveau RTF sera en vigueur pour une période maximale d’un an, après quoi il sera réexaminé en vue d’un renouvellement éventuel. Le régime peut être modifié si la situation change pour l’une ou l’autre des parties. Il peut s’agir d’un changement de rôle, de besoins opérationnels, de situations personnelles, etc. Bien que l’examen officiel doive avoir lieu chaque année, il est recommandé de procéder à des vérifications informelles de l’expérience et de l’efficacité du travail hybride tout au long de l’année.
• Un RTF peut être annulé par l’employé ou employée ou son ou sa gestionnaire avec un préavis écrit de 30 jours. Toutefois, dans certaines circonstances, les gestionnaires peuvent raccourcir le délai de préavis.

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3. Q: Pourquoi faire la distinction entre le travail hybride avec horaire fixe et celui avec horaire flexible?

• Les rôles diffèrent considérablement et doivent être appuyés en conséquence.
• Certains postes comportent des intrants et des extrants précis qui dictent quand et avec qui le personnel devrait être sur place nécessitant donc un horaire de travail Hybride fixe. Par exemple, le personnel de première ligne qui offre un service en personne aux principaux intervenants, conformément à un horaire d’équipe fixe.
• D’autres ont des tâches qui sont entreprises de manière généralement indépendante ou qui peuvent être effectuées à des moments différents ou depuis des lieux différents de ceux des personnes qui en dépendent; par exemple, comptabilité, traduction de textes, etc. Ces tâches peuvent convenir à un horaire de travail Hybride flex, tant et aussi longtemps que l’espace de travail puisse le permettre.
  • Certains postes professionnels doivent s’adapter aux divers besoins de leurs clients, ce qui nécessite de varier les jours de présence sur place (y compris sur le lieu de travail du client). Les tâches peuvent alterner entre des tâches indépendantes et autodirigées telles que la recherche, l’analyse de données, la conception de séances et la rédaction de rapports, et des activités interactives telles que la facilitation d’interventions pratiques avec les clients (événements, groupes de discussion, formation, etc.). Convenant le mieux à un horaire de travail Hybride flex.

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4. Q: Sur quelle période de temps l’horaire de travail Hybride flexible est-il calculé?

• Le calcul de la période de temps d’un horaire Hybride flex est à la discrétion du superviseur, et basé sur les besoins opérationnels, les besoins de l’équipe (par exemple, tel que recommandé, des journées pour les rencontres d’équipe hebdomadaires), des périodes de pointe, la variation qui peut exister dû à la nature du travail, les paramètres définies par les facultés et les unités, etc.
• Il devrait y avoir un mécanisme simple mis en place afin de savoir lorsqu’un employé est attendu sur les lieux et les repérer.
• Dans certains secteurs, le calcul de la période de temps d’un horaire Hybride flex sera calculé de façon hebdomadaire ou mensuellement. Par contre, dans d’autres cas, il pourrait y avoir des fluctuations importantes tout dépendamment des tâches requises (par exemple, un taux maximal de travail sur place durant des périodes de pointe, une augmentation de travail autonome lors d’une période de planification ou d’analyse.

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5. Q: Dans ce nouveau modèle, pourquoi y a-t-il différents pourcentages possibles de travail sur place?

• Il n’existe PAS de solution universelle! Ce qui rend un ratio de télétravail optimal, c’est son adaptation à la situation du moment. Le Cadre des saines pratiques de travail hybride vise à aider les unités à tenir compte des variables clés qui les aideront à prendre la meilleure décision possible, en utilisant les outils à leur disposition pour parvenir à une conclusion objective et faire le suivi des résultats au fil du temps.

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6. Q: Que dois-je savoir sur le télétravail à 50 % ou 60 % du temps?

• Les régimes de télétravail à 50 % et 60 % ne sont pas la norme à UUÖ±²¥, et généralement, ils font parties d’un processus de planification et d’approbation plus complexe et sont gérés par l’unité ou la faculté respective (le cas échéant). Ils peuvent toutefois devenir des options dans le cadre d’une initiative plus vaste et reconnue d’économie d’espace mise en Å“uvre dans une faculté ou une unité. Les membres du personnel dont les régimes comportent un ratio de télétravail de 50 % ou de 60 % renoncent de disposer d’un espace de travail à leur usage exclusif. (NB. Les employés possédant de moindres ratios de télétravail pourraient eux aussi faire parties d’une initiative plus vaste et reconnue d’économie d’espace).

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Processus de Demande et d'approbation

7. Q:ÌýJ’ai conclu une entente avec mon ou ma gestionnaire conformément au nouveau cadre. Dois-je tout de même remplir la demande dans Workday une fois que le système est activé?

• Oui. Même si vous conservez les modalités d’une entente antérieure, vous devez remplir le formulaire de demande de RTF dans Workday. Le formulaire a été simplifié et ne devrait prendre que quelques minutes à remplir. Les données recueillies permettent à l’Université UUÖ±²¥ de connaître les modalités exactes de votre régime de travail flexible et d'avoir une vue d’ensemble de l’évolution du milieu de travail hybride de UUÖ±²¥ en ce qui a trait aux RTF.
• De nouvelles demandes peuvent être soumises à tout moment de l’année. Une fois approuvées, elles seront en vigueur pendant une période maximale d’un an dans Workday.

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8. Q:ÌýEt si je travaillais auprès des Nouveaux modèles de travail, au sein des Services TI ou même encore au département des Services financiers (c’est-à-dire faisant partie d’une initiative plus vaste et reconnue d’économie d’espace)?

• Veuillez suivre les instructions communiquées par votre unité pour savoir SI et QUAND transmettre votre demande de Régimes de travail flexible par le biais de la plateforme Workday.
• Des efforts sont entremis pour assurer une transition simple et facile vers la plateforme Workday, tout en consolidant toutes les demandes RTF dans un même système.

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9. Q: Que dois-je faire si mon ou ma gestionnaire refuse ma demande et que ce refus ne semble pas motivé par des raisons opérationnelles?

• Dans un premier temps, nous vous encourageons à en discuter avec lui ou elle afin de bien comprendre les exigences opérationnelles de son point de vue. Il se peut également que des paramètres établis au sein de l’unité ou de la faculté influent sur sa décision. Examinez ensemble s’il existe des options compatibles avec le cadre sur lesquelles vous pouvez vous entendre (par exemple, envisager un pourcentage différent de télétravail; un horaire FIXE par rapport à un horaire FLEXIBLE). Si vous n’êtes toujours pas d’accord avec la réponse, il est recommandé de discuter de la situation avec votre conseiller ou conseillère en RH.

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10. Q: Mon ou ma gestionnaire et moi avons discuté de quelques détails après que j’ai déjà soumis mon formulaire de RTF. Puis-je modifier ma demande?

• Jusqu’à ce que votre gestionnaire approuve ou refuse officiellement votre demande dans le système, elle demeure ouverte aux modifications dans Workday.
• Une fois qu’une réponse officielle a été donnée, toutefois, les changements d’horaire FIXE à FLEXIBLE (ou vice versa) ou d’un ratio de télétravail à un autre exigent que l’ancien RTF soit annulé et qu’un nouveau formulaire de RTF soit soumis aux fins d’approbation.
• Les détails, tels que les jours précis sur place pour le travail hybride avec horaire fixe et les heures des horaires flexibles, ne font plus l’objet d’un suivi dans le système central et sont donc gérés localement sans qu’il soit nécessaire d’apporter des modifications dans Workday.

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11. Q: Le personnel en période de probation peut-il faire une demande de RTF?

• Oui. Cependant, les premières semaines et les premiers mois d’emploi sont essentiels pour s’intégrer efficacement à une équipe et à une organisation. Il s’agit notamment de créer un réseau, de comprendre la culture, les valeurs, les priorités, etc. Par conséquent, nous encourageons la nouvelle recrue et son ou sa gestionnaire et les membres de son équipe à faire bon usage de cette période, notamment en augmentant leur présence sur place. Les gestionnaires peuvent demander que les demandes de RTF soient soumises à l’issue de la période de probation.

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12. Q: Le RTF demeure-t-il en vigueur si j’occupe un nouveau poste à UUÖ±²¥?

• Non. Le RTF est établi entre l’employé ou employé et son ou sa gestionnaire, en tenant compte de la nature du travail, du contexte de l’équipe, etc. Lors d’un changement de poste, un nouveau RTF doit être convenu avec la nouvelle personne responsable en tenant compte des nouvelles réalités opérationnelles et du nouveau poste.

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Temps nécessaire sur place en cas de maladie, d'absence ou de réduction des heures de travail

13. Q:ÌýSi je prends congé au cours d’une semaine donnée, sous forme de vacances ou de maladie fortuite, dois-je modifier mon horaire de façon à être sur place pendant le reste du temps exigé par mon RTF?

• Votre horaire préétabli peut demeurer inchangé et n’a pas besoin d’être modifié uniquement en raison d’une absence de cette nature. Toutefois, les gestionnaires peuvent tenir compte de l’incidence de cette absence sur les besoins opérationnels et ajuster temporairement l’horaire préétabli, au besoin.

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14. Q: Pendant la période de l’année où il y a des vendredis d’été, dois-je être sur place pour le pourcentage de télétravail convenu (dans le RTF) sur la base d’une semaine de travail de cinq jours, ou pour le pourcentage de la semaine de travail réduite?

• Lorsque les nécessités du service le permettent, le pourcentage convenu de télétravail pourra quand même être respecté pendant cette période de l’année. Pour les postes à temps plein, par exemple, le pourcentage sera fondé sur une semaine de travail de quatre jours pendant cette période, au lieu de cinq. L’horaire d’une personne qui a choisi l’option de milieu de travail hybride sain avec horaire fixe pourrait donc être modifié.
• La décision ultime est à la discrétion du superviseur, car il pourrait s’avérer difficile de garder les mêmes ratios de télétravail durant la période de l’été, tout en assurant une couverture adéquate.

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15. Q: Je bénéficie actuellement d’une modification temporaire d’horaire de travail (TAWA) et je travaille donc à temps partiel. Puis-je également faire une demande de RTF? Si oui, comment procéder?

• Oui. Vous pouvez faire une demande de RTF, même si vous bénéficiez d’une TAWA. Il est important de noter que le pourcentage de télétravail mentionné dans le RTF serait fondé sur le nombre total d’heures travaillées dans le cadre de la TAWA, et non sur une semaine de travail de cinq jours.

Par exemple, si vous travaillez trois jours par semaine conformément à votre TAWA et que vous avez l’autorisation d’être en télétravail 40 % du temps, vous pourriez travailler une journée par semaine en télétravail pendant quatre semaines, puis deux jours la cinquième semaine.

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Nouvelles attentes et exigences

16. Q: Dois-je suivre une formation pour profiter d’un RTF?

• L’Université s’attend à ce que les gestionnaires et les membres du personnel qui participent au programme de RTF possèdent les connaissances et les compétences nécessaires pour gérer efficacement le travail hybride et maintenir la cohésion de l’équipe.
• Vérifiez s’il existe des exigences de formation obligatoire dictées par votre unité ou votre faculté.
• Nous recommandons fortement aux membres du personnel dont les régimes comportent un ratio de télétravail de 40 % ou plus de remplir l’Attestation de méthodes de travail hybride saines dans les semaines et les mois à venir.

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17. Q: Comment pouvons-nous savoir et démontrer que nous sommes efficaces dans un environnement de travail hybride?

• Les individus et les équipes doivent être en mesure de démontrer objectivement qu’ils continuent à répondre aux besoins en constante évolution des principaux intervenants dans ce contexte de travail hybride.
• Des indicateurs simples, significatifs et objectifs sont importants dans un environnement de travail hybride pour suivre les tendances, les répercussions, l’efficacité et la satisfaction au fil du temps, en tenant compte à la fois de la clientèle et du personnel (esprit d’équipe, sentiment d’appartenance, moral, etc.).

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18. Q: Le coût de l’équipement de travail utilisé (par exemple, ordinateur portable ou écran) est-il couvert par l’Université UUÖ±²¥ lors du télétravail?

• Sauf indication contraire, il incombe à l’employé ou employée de se procurer de l’équipement informatique et des accessoires tels qu’un casque d’écoute, une caméra et un microphone, un espace de bureau, un téléphone, du matériel d’impression ainsi qu’une connexion Internet à son lieu de télétravail, et l’employeur ne lui remboursera pas ces dépenses ou d’autres dépenses connexes. Certains membres du personnel ont remplacé leur ordinateur de bureau par un ordinateur portable qu’ils utilisent dans tous leurs lieux de travail.

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19. Q: Est-ce que l’Université UUÖ±²¥ est responsable des équipements de travail utilisés par l’employé(e) en télétravail?

• L’employé(e) est responsable de protéger les équipements de travail de l’Université (par exemple, ordinateur portable) s’ils sont emmenés à la maison aux fins du télétravail.

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Après avoir examiné le site Web et la FAQ concernant les RTF, si vous avez d’autres questions, veuillez les adresser à votre gestionnaire ou à votre représentant ou représentante des RH. Pour toute autre question, veuillez envoyer un courriel à flexwork [at] mcgill.ca.