L'UniversitĂ© UUÖ±˛Ą, comme les autres institutions publiques du QuĂ©bec, est soumise Ă la (la « Loi »). La Loi permet Ă toute personne d'obtenir, sur demande, des documents dĂ©tenus par un organisme public, sous rĂ©serve de certaines restrictions.
Qu'est-ce que « l'accès aux documents »?
La Loi établit un « droit d'accès » aux documents détenus par les organismes publics dans l'exercice de leurs fonctions. Un « document » réfère à l’information écrite, graphique, sonore, visuelle, informatisée ou autre. Pour que le droit d'accès s'applique, le document doit exister au moment où la demande est faite. Comme le droit d'accès s'applique aux informations consignées dans un document, et uniquement aux documents qui existent à ce moment-là , l'Université n'est pas obligée de créer des documents ou d'effectuer des calculs pour répondre aux demandes de documents.
La Loi énumère plusieurs restrictions que l'organisme public peut invoquer à l'égard du droit d'accès.
La (CAI) est l'agence gouvernementale responsable de la mise en Ĺ“uvre et de la supervision de la Loi.
Divulgation proactive: Informations couramment demandées
Les liens suivants permettent d'accĂ©der Ă des informations que UUÖ±˛Ą diffuse de manière proactive, sur une base rĂ©gulière ou pĂ©riodique. Pour accĂ©der Ă ces informations, il n'est pas nĂ©cessaire de soumettre une demande formelle.
Rapports annuels: Le plus rĂ©cent rapport annuel de UUÖ±˛Ą Ă l'AssemblĂ©e nationale, qui comprend des informations sur la rĂ©munĂ©ration de l'État de traitement. Les rapports prĂ©cĂ©dents peuvent ĂŞtre consultĂ©s sur le site de en recherchant « UUÖ±˛Ą » dans les documents dĂ©posĂ©s des diffĂ©rentes sessions.
Profil des admissions: La Gestion de l’effectif Ă©tudiant donne un aperçu des admissions d'Ă©tudiants Ă UUÖ±˛Ą par annĂ©e, y compris des informations sur le nombre d'Ă©tudiants admis, l'origine gĂ©ographique des Ă©tudiants et les admissions par unitĂ© universitaire.
Rapports d'inscription: Vue d'ensemble détaillée des statistiques d'inscription et d'obtention de diplômes de la Gestion de l’effectif étudiant. Il comprend des informations sur les inscriptions par faculté, par département et sur les étudiants étrangers.
Livre budgétaire: Il reflète les informations financières telles qu'elles ont été approuvées dans le livre budgétaire par le Conseil des gouverneurs.
Échelles salariales: Vue d'ensemble des Ă©chelles salariales du personnel de UUÖ±˛Ą par les Ressources humaines.
Soumettre une demande d'accès aux documents
Ă€ UUÖ±˛Ą, la responsable de l'accès aux documents est la SecrĂ©taire gĂ©nĂ©rale. Les demandes peuvent ĂŞtre soumises Ă la SecrĂ©taire gĂ©nĂ©rale par courrier, par courriel (accesstodocuments.secretariat [at] mcgill.ca) ou par tĂ©lĂ©phone. Pour avoir le droit de faire appel de la rĂ©ponse Ă votre demande devant la CAI, vous devez soumettre votre demande par Ă©crit.
Par la poste:
Secrétaire générale, l’accès aux documents et la protection des renseignements personnels
Pavillon James Administration, Salle 313
845, rue Sherbrooke Ouest
​Montréal (QC) H3A 0G4
Par téléphone:
514-398-1568 (Veuillez noter que les demandes des renseignements personnels ne sont recevables que par Ă©crit)
La réception de documents à la suite d'une demande d'accès est généralement gratuite, mais certains frais peuvent être exigés. Veuillez consulter le du Québec pour plus d'information.
Les pages web suivantes peuvent Ă©galement ĂŞtre utiles:
Plan de classification de l'UniversitĂ© UUÖ±˛Ą
Structure administrative et acadĂ©mique de l'UniversitĂ© UUÖ±˛Ą
Pour toute question d'ordre gĂ©nĂ©ral ou pour plus d'information sur l'accès aux documents dĂ©tenus par UUÖ±˛Ą, veuillez consulter Lucy Brown, agente de rĂ©glementation, par courriel (accesstodocuments.secretariat [at] mcgill.ca) ou par tĂ©lĂ©phone (514-398-1568).
Demandes d'informations administratives
Les documents administratifs sont des documents qui contiennent des informations relatives au fonctionnement général de l'Université. Certains documents administratifs, tels que les projets et les notes préliminaires, sont exemptés du droit d'accès.
Les demandes de documents administratifs peuvent être faites par écrit ou par téléphone (mais seule une demande écrite permet de demander un réexamen de la décision à la CAI). Ces demandes doivent être suffisamment précises pour permettre à la responsable de localiser les documents demandés. Veuillez noter que vous ne recevrez une réponse écrite que si vous faites une demande par écrit.
Demandes de renseignements personnels
La Loi définit les renseignements personnels comme toute information concernant une personne physique et permettant de l'identifier. En principe, tout renseignement personnel est confidentiel et ne peut être divulgué sans le consentement de la personne concernée. Toutefois, chacun a le droit d'accéder aux documents qui contiennent ses propres renseignements personnels.
Les demandes des renseignements personnels doivent ĂŞtre faites par Ă©crit. Une demande des renseignements personnels sans autre prĂ©cision est une demande portant sur le contenu d'un dossier personnel dĂ©tenu par UUÖ±˛Ą dans l'exercice de ses fonctions.
Les membres du personnel qui souhaitent obtenir le contenu de leur dossier personnel peuvent s'adresser au service des Ressources humaines. Les étudiants souhaitant obtenir le contenu de leur dossier peuvent s'adresser à la Gestion de l’effectif étudiant. Veuillez noter que seules les demandes des renseignements personnels soumises par l'intermédiaire du Secrétariat peuvent faire l'objet d'un appel conformément à l'article 135 de la Loi.
Droit de rectification (exercice du droit de rectification des informations personnelles)
La loi sur l'accès aux documents prévoit que les personnes ont le droit de demander la rectification des informations personnelles les concernant détenues par les organismes publics. Ce droit est essentiel pour garantir que les données vous concernant, détenues par les organismes publics, sont exactes, complètes et à jour.
Si vous estimez que des informations personnelles vous concernant, conservées par un organisme public, sont incorrectes ou incomplètes, vous avez le droit d'en demander la rectification. Cette demande doit être faite par écrit, en indiquant clairement les informations à corriger et en fournissant les documents nécessaires pour justifier votre demande.
Que se passe-t-il après l'introduction d'une demande?
Après avoir soumis une demande, le Secrétariat enverra un courriel accusant réception de votre demande et vous informera si des clarifications sont nécessaires. Si des clarifications sont nécessaires, la demande sera considérée comme reçue le jour où les clarifications sont reçus.
La Loi stipule qu'une réponse doit vous être fournie dans un délai de 20 jours civils à compter de la date de réception. L'Université peut, moyennant un préavis écrit, invoquer une prolongation de 10 jours du délai de 20 jours. Veuillez noter que si des documents sont fournis par un tiers et qu'il est nécessaire de contacter ce dernier pour obtenir l'autorisation de les divulguer, vous serez informé des délais supplémentaires que cela implique. Si l'Université ne répond pas dans les délais impartis, elle est réputée, en vertu de la Loi, avoir refusé votre demande et vous avez le droit de demander à la CAI de réexaminer cette décision. Si l'Université refuse l'accès à un document ou à une information contenue dans un document, elle doit citer l'article de la Loi sur lequel le refus est fondé.